بررسی ابزار Designer و Ideas در PowerPoint

مایکروسافت پاورپوینت (Microsoft PowerPoint) ابزاری قدرتمند برای ساخت ارائه‌های بصری است، اما گاهی اوقات طراحی اسلایدهایی که هم جذاب باشند و هم پیام را به خوبی منتقل کنند، می‌تواند زمان‌بر و چالش‌برانگیز باشد. اینجا است که قابلیت‌های هوش مصنوعی مانند Designer و Ideas به کمک می‌آیند. این ابزارها با استفاده از الگوریتم‌های هوشمند، پیشنهاداتی برای بهبود طراحی و چیدمان اسلایدهای شما ارائه می‌دهند و به شما کمک می‌کنند تا با صرف زمان و تلاش کمتر، ارائه‌هایی حرفه‌ای و چشم‌نواز بسازید.

ابزار Designer در PowerPoint

Designer (که گاهی با نام “Design Ideas” یا “Design Suggestions” نیز شناخته می‌شود) قابلیتی مبتنی بر هوش مصنوعی در پاورپوینت است که به شما کمک می‌کند اسلایدهای خود را به صورت خودکار بهبود ببخشید. این ابزار با تحلیل محتوای اسلاید شما (متن، تصاویر، آیکون‌ها، نمودارها)، طرح‌بندی‌های مختلف و ایده‌های طراحی بصری را در زمان واقعی پیشنهاد می‌دهد.

چگونه کار می‌کند؟

1. اضافه کردن محتوا: کافی است متن، تصاویر، آیکون‌ها، یا هر نوع محتوای دیگری را به اسلاید خود اضافه کنید. نیازی نیست نگران فرمت‌بندی یا چیدمان اولیه باشید.
2. تحلیل هوشمند: Designer در پس‌زمینه محتوای شما را تحلیل می‌کند. برای مثال، اگر یک تصویر را اضافه کنید، Designer به دنبال طرح‌بندی‌هایی می‌گردد که تصویر را به بهترین شکل ممکن نشان دهند و متن را در جایی قرار دهند که خوانایی خوبی داشته باشد. اگر یک لیست از آیتم‌ها یا یک سری تاریخ اضافه کنید، ممکن است آن‌ها را به نمودارهای SmartArt، جدول زمانی یا سایر گرافیک‌های بصری جذاب تبدیل کند.
3. پیشنهاد طرح‌ها: یک پنل در سمت راست صفحه‌نمایش باز می‌شود (اگر به صورت خودکار باز نشود، می‌توانید در تب Design روی Designer کلیک کنید) که چندین ایده طراحی را نمایش می‌دهد. این ایده‌ها شامل طرح‌بندی‌های مختلف، ترکیب رنگ‌ها، فونت‌ها و استفاده از آیکون‌ها یا تصاویر مرتبط (اگر محتوای شما به آن نیاز داشته باشد) است.
4. انتخاب و اعمال: شما می‌توانید ایده‌های پیشنهادی را مرور کنید و روی هر کدام که می‌خواهید کلیک کنید تا بلافاصله روی اسلایدتان اعمال شود. اگر از هیچ یک راضی نبودید، می‌توانید محتوای اسلاید را تغییر دهید یا به Designer اجازه دهید ایده‌های جدیدی تولید کند.

مزایای Designer:

• صرفه‌جویی در زمان: نیاز به ساعت‌ها وقت گذاشتن برای تنظیمات دستی طرح‌بندی و انتخاب فونت/رنگ را از بین می‌برد.
• افزایش جذابیت بصری: حتی اگر مهارت طراحی گرافیکی نداشته باشید، می‌توانید اسلایدهای حرفه‌ای و زیبا بسازید.
• الهام‌بخش: ایده‌هایی را به شما می‌دهد که شاید خودتان هرگز به آن‌ها فکر نمی‌کردید.
• حفظ یکپارچگی: با انتخاب یک طرح از Designer، این ابزار تلاش می‌کند تا یکپارچگی بصری را در کل ارائه شما حفظ کند.

ابزار Ideas در Excel

Ideas (که در نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل (Microsoft Excel) ممکن است با نام “Analyze Data” نیز شناخته می‌شد) یک قابلیت هوش مصنوعی قدرتمند است که به شما کمک می‌کند از داده‌های خود بینش (Insights) کسب کنید. این ابزار به جای طراحی اسلایدها، روی تحلیل داده‌ها و نمایش آن‌ها به بهترین شکل متمرکز است.

چگونه کار می‌کند؟

1. ورود داده‌ها: داده‌های خود را در یک کاربرگ اکسل وارد کنید. مطمئن شوید که داده‌ها به خوبی سازماندهی شده‌اند (مثلاً در یک جدول).
2. انتخاب داده‌ها: محدوده داده‌ای را که می‌خواهید تحلیل کنید، انتخاب کنید.
3. فعال‌سازی Ideas: در تب Home یا Insert در نوار ابزار اکسل، روی دکمه Ideas (یا “Analyze Data”) کلیک کنید.
4. تحلیل هوشمند: Ideas شروع به تحلیل خودکار داده‌های شما می‌کند. این تحلیل شامل موارد زیر است:
   • شناسایی الگوها و روندها: می‌تواند روندهای صعودی یا نزولی، نقاط پرت (Outliers) یا الگوهای تکرار شونده را در داده‌های شما کشف کند.
   • پیشنهاد نمودارها و PivotTable‌ها: بر اساس نوع داده‌های شما، Ideas به طور خودکار نمودارها و PivotTable‌های مناسبی را پیشنهاد می‌دهد که می‌توانند اطلاعات کلیدی را به صورت بصری و قابل فهم نمایش دهند.
   • ارائه بینش‌های متنی: علاوه بر نمودارها، ممکن است خلاصه‌های متنی و بینش‌های مهمی را درباره داده‌های شما ارائه دهد (مثلاً “فروش محصول X در ماه گذشته 20% افزایش یافته است”).
5. انتخاب و درج: می‌توانید نمودارها یا PivotTable‌های پیشنهادی را بررسی کنید و هر کدام که برای گزارش یا ارائه شما مفید است را انتخاب کرده و مستقیماً به کاربرگ اکسل خود اضافه کنید.

مزایای Ideas:

• کشف بینش‌های پنهان: به شما کمک می‌کند الگوها و ارتباطاتی را در داده‌ها پیدا کنید که شاید به صورت دستی متوجه آن‌ها نمی‌شدید.
• ساده‌سازی تحلیل داده: فرآیند ساخت نمودارها و PivotTable‌های پیچیده را برای کاربران غیرمتخصص ساده می‌کند.
• بهبود گزارش‌های کمی: گزارش‌های شما را با نمودارها و خلاصه‌های بصری دقیق‌تر و قابل فهم‌تر می‌کند.
• صرفه‌جویی در زمان: زمان لازم برای تحلیل دستی داده‌ها و طراحی نمودارها را به شدت کاهش می‌دهد.

نتیجه‌گیری

ابزارهای Designer در پاورپوینت و Ideas در اکسل، نمونه‌های بارز چگونگی ادغام هوش مصنوعی در ابزارهای بهره‌وری مایکروسافت 365 (Microsoft 365) هستند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا بدون نیاز به تخصص عمیق در طراحی گرافیک یا تحلیل داده، ارائه‌ها و گزارش‌هایی حرفه‌ای و مؤثر تولید کنید. با استفاده از این قابلیت‌ها، می‌توانید زمان خود را بیشتر صرف محتوا و پیام اصلی خود کنید و کمتر درگیر جزئیات طراحی و چیدمان باشید.